RZ Heilig Hart Tienen bij top 5 kwaliteitsprijs Excellentie in Ziekenhuismanagement

Op woensdag 7 december heeft ons ziekenhuis meegedongen naar de kwaliteitsprijs Excellentie in Ziekenhuismanagement van het Rode Kruis Vlaanderen en het Centrum voor Ziekenhuis- en Verplegingswetenschap van de KULeuven. Wij zijn erg fier dat ons project ‘Een dag VIP in het dagziekenhuis’ bij de 5 geselecteerde kwaliteitsprojecten hoort.

Sterke groei in activiteiten dagziekenhuizen

Omdat steeds meer ingrepen dankzij nieuwe medische technologie en nieuwe operatietechnieken in dagopname kunnen gebeuren, kennen onze chirurgische dagziekenhuizen in Aarschot en Tienen een stevige groei. Die toenemende activiteit vergt een goede organisatie en vlot lopende werkprocessen. We namen midden 2010 het adviesbureau MÖBIUS onder de arm om de werking van de chirurgische dagziekenhuizen onder de loep te nemen. Het project kreeg de naam ‘Een dag VIP in het dagziekenhuis’ en vertrok vanuit onze missie en visie op zorg: professionele zorg verlenen die de patiënt als vriendelijk en inlevend ervaart.

Chirurgen, anesthesisten, verpleegkundigen en administratieve medewerkers dachten samen met de experts van MÖBIUS na over de zaken die goed lopen en welke punten beter kunnen, vanaf de opname van de patiënt en zijn voorbereiding op de operatie of het onderzoek. Met deze analyse en de resultaten van een enquête bij 200 patiënten zijn werkgroepen rond verschillende thema’s aan de slag gegaan om continu verbeteringen te realiseren.

Focus op verbetering

Op verschillende vlakken werden uiteenlopende verbeterinitiatieven genomen. Enkele voorbeelden.

Nieuw planningsysteem operatiekwartier
Voor een betere organisatie in het operatiekwartier ontwikkelde onze ICT-dienst een nieuw planningsysteem, waarbij de volgorde van de operaties gepland wordt op basis van het medisch profiel van de patiënt en het soort ingreep. We scannen ook de barcode van de identificatiebandjes van elke patiënt bij aankomst en vertrek uit het operatiekwartier. Dat vermindert het risico op fouten, maar ook de administratieve werklast voor verpleegkundigen.

Betere informatie naar patiënt
Patiënten krijgen nu vooraf een map met informatie over het verloop van een dagopname en een aantal formulieren om het onderzoek of de operatie optimaal voor te bereiden. Rond de meest voorkomende ingrepen en onderzoeken worden specifieke infofolders ontwikkeld.

Opvolging tevredenheid patiënt
Een ziekenhuismedewerker belt bijvoorbeeld de patiënten daags na hun opname op en informeert of alles vlot verlopen is. De meeste patiënten waarderen duidelijk dit korte telefonische contact, en voor ons vormt dit een continue tevredenheidsmeting. Zo kunnen we snel eventuele vragen en problemen oplossen, en verbeteracties opzetten bij terugkerende opmerkingen.

Resultaten
Deze veranderingen leidden tot zeer mooie en meetbare resultaten:
• Kortere wachttijden (80% van de patiënten zijn binnen het uur in het operatiekwartier in Aarschot, 50% in Tienen).
• De patiënt is veel beter geïnformeerd, en daardoor ook beter voorbereid.
• Het aantal laatkomers en patiënten die niet opdagen, is tot minder dan 1% teruggedrongen.
• Het aantal daghospitalisaties nam toe met 17% in campus Tienen, met 2% in campus Aarschot.

Project ‘Een dag vip in het dagziekenhuis’ genomineerd

We zijn best trots op dit kwaliteitsproject en wilden hiermee uitpakken. Daarom dienden we een dossier in voor de kwaliteitsprijs ‘Excellentie in ziekenhuismanagement’ van het Centrum voor Ziekenhuis- en Verplegingswetenschappen en het Rode Kruis Vlaanderen. Op 14 november verdedigden dr. Ann Vantrappen, medisch diensthoofd van het dagziekenhuis in Medisch Centrum Aarschot, en dr. Frank Martens, hoofdgeneesheer RZ Heilig Hart Tienen, met verve onze kandidatuur voor de jury. Met succes, want we werden genomineerd voor de finale op 7 december.

Dr. Ann Vantrappen, medisch diensthoofd van het dagziekenhuis in Medisch Centrum Aarschot: “We zijn vooral heel blij met het duurzaam resultaat dat we boeken. ‘Een dag VIP in het dagziekenhuis’ is werkelijk uitgegroeid tot een volledig geïntegreerd kwaliteitsproject waarin medewerkers uit verschillende afdelingen betrokken zijn. We slagen er nu in om veel beter te communiceren met de patiënt en ondervinden hoe de dienstoverschrijdende samenwerking bijdraagt tot de goeie resultaten. We hebben samen een stabieler operatieproces ontworpen dat geleid heeft tot planmatiger werken, tot een beter gespreide werkdruk en een hogere medewerkerstevredenheid, tot kortere wachttijden en een verhoogde patiënttevredenheid.